Transferir a estrutura física da empresa de um endereço para outro não é tão simples como pode parecer. É necessário que haja um planejamento em relação à mudança comercial para que os negócios não sejam impactados e a rotina interrompida.
Antes de começar a encaixotar tudo e colocar em um caminhão, existe um caminho a ser percorrido a fim de garantir que tudo saia conforme o planejado. Veja o que pode ser feito antes da mudança comercial.
1. Monte uma comissão responsável pela mudança comercial
Ter profissionais responsáveis pela mudança garantirá que ela não seja deixada de lado, principalmente quando se estabelecem metas e os resultados são cobrados.
Esse grupo será responsável por pesquisar uma transportadora especializada nesse tipo de serviço, avaliar quais são os empecilhos, procedimentos a serem adotados, estipular datas e outros aspectos relacionados à mudança.
2. Receba a vistoria da transportadora e o orçamento
Um profissional da transportadora deve ir até o local verificar quais são os itens a serem transportados, quais são as embalagens mais indicadas para cada um deles, orientar de que forma ocorrerá a mudança comercial, entre outros. Com base nessas informações será passado o orçamento, que deve estar de acordo com os serviços prestados.
Na visita é válido conversar sobre a notificação ao condomínio se esse for o caso e definir quem deve conseguir autorização para que o caminhão possa estacionar na rua (empresa contratante ou transportadora). Além de outros trâmites burocráticos que muitas vezes são negligenciados e impactam no dia da mudança.
3. Contrate um seguro para a mudança comercial
Por maior que seja o cuidado e o planejamento para a mudança comercial, imprevistos podem acontecer e danificar os objetos e pertences da empresa. O seguro nesse caso é essencial, sendo que as transportadoras de confiança o oferecem e informam isso no orçamento. Se não for esse o caso, é importante fazer a contratação separadamente.
Para garantir que tudo esteja protegido, deve haver um inventário dos itens ou uma Nota fiscal discriminando o que está sendo levado no transporte.
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4. Receba as embalagens e empacote a mudança
A comissão que cuida da mudança comercial pode definir quais serão os profissionais de cada departamento responsáveis por empacotar os itens que serão transferidos. O ideal é que cada um cuide de seus objetos pessoais e alguns responsáveis embalem o que é de uso comum.
Para conseguir isso, é necessário combinar com a transportadora para que caixas e outros tipos de embalagem sejam entregues com antecedência. Dessa maneira no dia da mudança estará tudo certo.
Dependendo da necessidade é possível contar com a ajuda da transportadora, profissionais especializados podem cuidar dessa parte, garantindo a proteção certa para cada tipo de equipamento.
5. Identifique as caixas e faça o novo layout
Montar com antecedência o layout do novo local de trabalho facilitará para que os itens transportados sejam distribuídos corretamente, o que posteriormente facilitará para desempacotar e montar.
Se puder, use embalagens de cores diferentes para dividir os departamentos ou etiquetas que sejam de fácil visualização. Converse antes com a transportadora para que ela faça a distribuição correta, respeitando o layout.
