Quando o espaço de trabalho se torna inadequado, a mudança de sede empresarial aparece como uma solução.

Para que toda a estrutura da sede seja transportada para outra localidade é preciso de planejamento. Não basta decidir e tudo acontecerá instantaneamente. Se não forem adotados cuidados erros podem acontecer e impactar as atividades e produtividade.

Uma lista de afazeres antes de efetivamente haver a mudança deve ser seguida. Entenda os principais erros e como evitá-los:

1. Não escolher o local corretamente

O novo local da sede empresarial deve ser escolhido considerando alguns critérios. Como o espaço, que deve acomodar todos os funcionários e maquinários.  A localização é importante e deve garantir que funcionários e clientes tenham fácil acesso a ele.

Visitar o futuro local em diferentes horários permitirá conhecer melhor a região e se existem barulhos. Por exemplo, durante a manhã pode ser silencioso, mas a tarde o barulho é alto e atrapalhará o trabalho.

Veja mais: 5 coisas que você precisa fazer antes da mudança comercial

 

2. Deixar de alterar o endereço da sede empresarial

A burocracia e legislação devem ser cumpridas, e é necessário atualizar o endereço da sede empresarial na junta comercial do estado, CNPJ, documentos fiscais, Caixa Econômica Federal e outros.

Todos os interessados deverão ser informados da mudança, inclusive os prestadores de serviço. 

Fique atento a essas trocas, existe prazo para realizar a comunicação, quando há mudança de município, o limite é de 30 dias.

 

 

3. Fazer a mudança por conta própria

Por mais que a empresa tenha uma equipe grande, o indicado é que se contrate uma equipe especializada, para não haver problemas futuros. 

Os equipamentos podem não ser bem embalados e quebrar no transporte. Os pertences podem ficar bagunçados, se misturando ou sendo perdido. O caminhão de mudança pode atrasar. As verificações de horários e autorizações serão esquecidas e trarão mais problemas.

O melhor é contratar uma transportadora com experiência que cuidará de tudo. Os objetos chegarão a nova sede empresarial intactos na data e hora programada. A empresa de mudança ainda pode desembalar tudo e deixar pronto para que as atividades não sejam interrompidas.

 

4. Esquecer o marketing

Internamente deverá ser comunicado sobre a mudança para que os funcionários possam ser organizar. Alguns podem ser convidados para conhecer o novo local com antecedência.

Informar ao público externo também é necessário. Imagine um cliente chegar ao local e encontrar as portas fechadas, ele buscará a concorrência.

O marketing deve informar com antecedência sobre a nova sede empresarial. Vale enviar e-mails, fazer comunicados nas redes sociais e contar com outros canais.

Se o atendimento presencial for um fator que impulsiona as vendas, vale pensar em uma inauguração com convidados.

Veja também: Entenda como funciona a mudança comercial com a Metropolitan

 

5. Realizar o planejamento financeiro tardiamente

O planejamento com os custos relacionados a mudança da sede empresarial deve ser feito antes de a decisão ser tomada. Haverá encargos relacionados a atualização de endereço junto aos órgãos.

Custos com a mudança, nova estrutura, inspeção para funcionamento, aluguel, segurança e outros, podem ser altos. Por essa razão, deve ser pensado e planejado de forma antecipada.

Pedir cotação e saber os valores exatos de cada despesas garantirá que tudo será pago sem endividamento. Com isso, as finanças da empresa não serão afetadas e a mudança será positiva.

A modificação de sede empresarial pode ser algo tranquilo ou uma causadora de problemas. Tudo depende dos erros que serão cometidos durante as etapas de planejamento e execução. Minimizar os problemas e se planejar é a melhor forma de garantir o sucesso.

Para conhecer uma empresa de mudança que ajudará com a transferência da sede empresarial, visite o site da Metropolitan.

 

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